丸紅株式会社

有泉　総合商社の法務部として、会社が行う取引 全般にかかる法務業務、具体的には契約書の作成 やチェックを行うとともに、会社業務から派生する 法律問題への対応を行っています。また訴訟の際に は弁護士とともに案件を管理・解決しており、コー ポレート・ガバナンスやグループ・ガバナンスに関す る業務、株主総会などの事務局業務も担当してい ます。これらのうち中心となっているのは取引関係 の法務であり、これに対して5つの法務課で対応し ています。

私は2015 年に法務部長に就任したのですが、そ の時に目指したのが「最小のコストで最大の効果を 挙げる」ことでした。まず、当社は海外における事 業が収益の大部分を占めているので、海外拠点に おける法務機能を強化すると共に、当部と密に連 携する体制を整えてきました。また訴訟に関しても、 客観的な指標をもとに管理することを目指しまし た。さらにグループ全体のリーガルリスクマネジメン トについても、企業価値を守るパートナー・ガーディ アンとしての機能を発揮していきたいと考えました。

このような広い守備領域を守るには、業務をゼロから見直し効率化していく必要があります。これに関して従来は総務企画課が担ってきましたが、2019年4月に新しく専任の企画・開発課を設置しました。

河野　大きく4つの業務があります。第1 は法務に 関する諸施策の企画・立案。第2 は法務分野にお けるIT 戦略策定・促進に関する業務。第3 は弁護 士費用管理システム全般・運営に関する業務。そし て第4 が法務関連の人財育成・研修に関する業務 です。このうちLegal Tracker の適用領域は、第3の 業務に該当します。

2020年4月現在のメンバーは、課長1 名、専任の 総合職1 名、企画・開発課を主務とし法務部内の他 課を兼務とする総合職1 名、法務部内の他課を主務 とし企画・開発課を兼務とする総合職1 名、専任の 一般職1 名の計5 名。そのうち3 名はニューヨーク 州弁護士です。

河野　丸紅では2016 年7 月に、弁護士費用の請求 書につき法務部が全件支払前に確認する、という社 内ルールを設けました。以前は弁護士の起用や費 用管理は各営業部が行っており、法務部ですべてを 把握していたわけではなかったのです。しかし全社 レベルでの最適化を実現するには、案件単位での 最適調達ではなく、当社の基準を理解した上で対応 できる法律事務所を起用し、その費用もすべて法務 部で把握すべきだと考えました。

このルールによって弁護士費用の支払状況に関する情報が、全て法務部に集約されるようになりました。その一方で、全世界の法律事務所から日々紙で送付される請求書の処理、請求書に記載されている情報のデータベースへの転記や、その集計・分析作業に多くの時間と労力がかかるようになりました。法務部がハンドリングする請求書の数は年間千件以上に上り、フォーマットや内容もさまざまです。この作業をいかにして効率化するかが、大きな課題になっていました。

萬　そこで以下の4つの目標を掲げ、Legal Trackerの導入を行うことにしました。

①法律事務所からの請求書処理業務の効率化
法律事務所より送付される請求書のフォーマット・記載項目を統一化すると共に、法律事務所が直接入力したデータをワークフローで確認できるようにすることで、データ再入力等の時間を削減する。

②弁護士費用の管理強化
請求書に含まれる情報の確認・異例な請求項目 へのアラートをLegal Tracker で行うことで、業務と 費用の妥当性確認の負担を軽減する。またLegal Tracker 内に蓄積されたデータに基づく弁護士費用 のベンチマークと比較することで、より効率的で妥 当な費用設定を見いだせるようにする。

③タイムリーで容易な弁護士費用の集計及び分析
当社単体分の弁護士費用については全てLegal Trackerの対象とし、Legal Trackerによる費用集計・ 分析を実施する。これによって毎年度末に実施している社内・当社グループ内の調査の負担を軽減し、いつでも必要なタイミングで費用を把握できるようにする。

④紙削減
法律事務所より紙で受領していた請求書を、 Legal Tracker で電子化する。これにより紙の請求 書原本につきまとっていた送付時のタイムロスと、 紛失リスクを低減する。

萬:　先程掲げた4つの目標を実現できる機能が備 わっており、弁護士費用請求書にかかる業務の改 善が期待できることです。これに加え、リーガルオペ レーションズの先進国である米国での利用率が高 いことや、他の競合するe-billing システムと比較し て市場シェアが大きいことも重視しました。シェア が大きければ、法律事務所からも受け入れてもらい やすくなります。特に海外法律務所における認知度 が高いことは、当社にとって大きなメリットでした。

河野:　米国での状況を調査した時にLegal Tracker の存在を知ったのですが、当初は日本では利用でき ないと考えていました。しかしその後日本でもユー ザーがいることを知り、2017 年9月にトムソン・ロイ ターの日本法人にコンタクトを取り、デモや情報提 供を受けた上で、2017 年12 月からサンドボックスで のテストを進めていきました。その結果を踏まえて、 2018 年6 月には社内決裁を取得して導入を決定。 2018 年7 月にはトムソン・ロイターのカスタマーサ クセス担当者に参画していただき、システム構築を 進めていきました。

この担当者は非常に優秀な方で、他のLegal Tracker ユーザーからも推薦されたため、こちらか ら指名させていただきました。その後、この担当者 と萬、私の3 人で週2 回のWeb 会議を行いながら、 導入計画書に従って、システムを設定の上、所定の テンプレートを活用し、ドキュメントの整備や社内ト レーニングを進めていきました。

萬:　2018 年11 月にはシステムの準備が完了、取引 先の法律事務所に対して正式に移行を通知し、対 応できるところから順次、Legal Tracker へと移行し ていただきました。しばらくは紙の請求書と併存す る形となりましたが、2019 年4 月には6 割以上が Legal Tracker へと移行し、2019 年11 月にはほぼ 100％のe-billing 化を完了しています。

萬:　まず請求書処理業務が大幅に効率化されま した。以前は紙で受け取った請求書をMicrosoft Access に入力した上で、弁護士起用部署に請求書 を紙で回付し、弁護士起用部署で支払いを行ってい たのですが、このような紙のハンドリングとデータ入 力に年間約400 時間程度を費やしていました。そ れがLegal Tracker によってゼロになっています。も ちろんLegal Tracker 上での案件作成やシステム設 定の時間は別途必要ですが、これを考慮しても業務 効率は倍以上に向上していると感じています。もち ろん紙も削減されています。

河野　弁護士費用の集計や分析を、タイムリーに 行うことも可能になりました。概ね月初2 ～ 3 営 業日以内には前月分の集計が完了しており、弁護 士費用は月次で役員や海外の法務部員にも共有 できるようになっています。事務所毎の起用実績 や累積支払額についても、必要な時にすぐ出力で きます。弁護士費用の管理強化に関しても、すでに Timekeeper Rate とExpense Audit をアクティベー トしています。

萬:　e-Billing がほぼ100％になったので、今後はこ こに集められたデータの活用を積極化していきます。 またコスト削減のプレッシャーもあるので、Legal Tracker のベンチマーキング機能を活用し、より効 率的で妥当性の高いものになるよう、費用設定も 見直していく必要があると考えています。

河野:　Legal Tracker に蓄積されたデータは、法律 事務所と対話・交渉する際の、共通言語としても 活用できるはずです。同じデータを見ながら過去1 年間のプロジェクトについてのパフォーマンスをレ ビューし、次に何ができるのかを一緒に話し合う。こ のようなことができれば、法律事務所との関係をよ り強化できるのではないかと期待しています。その 一方で、社内オペレーションの整理と改善、会計・ 支払システムとのつなぎ込みなども、今後の検討 課題です。

有泉:　これまでの法務部の業務は、マンパワーによ る対応が基本でした。しかしIT を活用した効率化を 進めていくことで、人はより重要な判断業務に専念 できます。また業務遂行に紙が必要なくなれば、テ レワークにも対応しやすくなります。

実際に今回のコロナ禍への対応でも、Legal Tracker を導入していたため、出社しなくても問題な く業務を遂行できました。今後はこのようなデジタ ルトランスフォーメーションが、新たな法律問題を生 む可能性もありますが、当社はIT を活用した業務 効率化を基本方針としながら、このような新たな問 題にもキャッチアップしていきたいと考えています。